Supervisión y control de calidad de las inspecciones de los HQS

Introducción y resumen

En este capítulo se proporciona orientación a los supervisores de la PHA y a los supervisores de inspección para monitorizar el desempeño de los inspectores. Esto incluye el uso de técnicas de control de calidad para determinar en qué medida el programa cumple con los requisitos legales y reglamentarios establecidos por el HUD para el Programa de HCV.  

 

Programa de Evaluación de la Gestión de la Sección Ocho (SEMAP)  

El SEMAP es la herramienta creada por el HUD para medir el rendimiento de una PHA y asignar calificaciones de “con problemas”, “rendimiento estándar” o “alto rendimiento”. El SEMAP también se utiliza para lo siguiente:

  • Medir objetivamente el desempeño de una PHA en áreas clave del programa.

  • Identificar las capacidades y deficiencias de gestión de los programas de una PHA.

  • Mejorar la evaluación del riesgo del HUD para cada problema identificado.

  • Proporcionar una herramienta de autoevaluación para las PHA

 

Los siguientes indicadores del SEMAP se relacionan directa o indirectamente con la función de los HQS en las PHA:

  • Indicador 2. Razonabilidad del alquiler.

  • Indicador 5. Inspecciones de control de calidad de los HQS.

  • Indicador 6. Cumplimiento de los HQS.

  • Indicador 12. Inspecciones anuales de los HQS.

 

La PHA es responsable de certificar ante el HUD los indicadores 2, 5 y 6 basándose en una muestra de control de calidad realizada por la PHA. La siguiente tabla establece el requisito del HUD para el tamaño de la muestra de control de calidad seleccionada aleatoriamente de la PHA. 

 

Tamaño mínimo de la muestra de control de calidad de la PHA

Tamaño de la PHA 

Número mínimo de archivos
en la muestra de la PHA

50 or menos

51-600 

5 más 1 por cada 50 (o una parte de 50) de más

50 

601-2000 

16 más 1 por cada 100 (o una parte de 100)
más de 600

Over 2000 

30 más 1 por cada 200 (o una parte de 200)
más de 2000

El universo para los indicadores aplicables es:

  • Indicador 2. Razonabilidad del alquiler: el número total de familias asistidas.

  • Indicador 5. Inspecciones de control de calidad de los HQS: El número total de unidades con un contrato de HAP durante el último año fiscal finalizado de la PHA.

  • Indicador 6. Cumplimiento de los HQS: El número total de inspecciones de los HQS reprobadas durante el último año fiscal finalizado de la PHA.

Este indicador mide si la PHA tiene o no un método escrito razonable para determinar y documentar para cada unidad arrendada que el alquiler al propietario es razonable según los alquileres actuales de unidades comparables sin asistencia (1) en el momento del arrendamiento inicial, (2) si hay algún aumento en el alquiler al propietario y (3) en el aniversario del contrato de HAP, si hay una disminución del 5% en la FMR publicada y en vigor 60 días antes de la fecha del aniversario del contrato de HAP.
Este indicador también mide si el sistema de la PHA tiene en cuenta factores como la ubicación, tamaño, tipo, calidad y edad de la unidad que se va a arrendar, y los equipamientos, servicios de vivienda y mantenimiento y servicios públicos proporcionados por el propietario en virtud del contrato de arrendamiento para determinar la comparabilidad y el alquiler razonable
.  

Clasificación

El informe anual de auditoría del auditor independiente indica si:

  1. La PHA dispone de un método por escrito razonable para determinar el alquiler razonable establecido en su plan administrativo según los factores anteriores; y

  2. Basado en una muestra aleatoria de archivos de inquilinos, la PHA documenta al menos el 98% de las unidades en el momento del arrendamiento inicial, si hay algún aumento en el alquiler al propietario, y en el aniversario del contrato de HAP si hay una disminución del 5% en el FMR, que el alquiler al propietario es razonable basado en los alquileres actuales para unidades comparables sin asistencia.

Puntos

Se asignan los siguientes puntos para el Indicador 2 sobre la base del informe anual de auditoría del auditor independiente:

  • 20 puntos: Si la respuesta es afirmativa a las dos declaraciones anteriores.

  • 15 puntos: Si la respuesta a la declaración 1 es afirmativa, pero la muestra indica que el alquiler al propietario es razonable solo para el 80 al 97% de las unidades.

  • 0 puntos: Si la muestra de control de calidad no corrobora ninguna de las declaraciones anteriores.

Este indicador mide si un supervisor de la PHA, u otra persona cualificada, vuelve a inspeccionar una muestra de unidades durante el año fiscal de la PHA. Este indicador también mide si la muestra reinspeccionada por el supervisor de la PHA se obtiene de inspecciones de los HQS recientemente realizadas (es decir, inspecciones realizadas en los 90 días siguientes a la inspección de control de calidad) y representa una sección transversal de los vecindarios y el trabajo de una sección transversal de inspectores.

Clasificación

El informe anual de auditoría del auditor independiente indica si:

  1. La PHA realiza reinspecciones de control de calidad de los HQS de las unidades bajo contrato que fueron inspeccionadas durante el año fiscal de la PHA que cumple el tamaño mínimo de la muestra de control de calidad.

  2. La muestra reinspeccionada se obtuvo de inspecciones de los HQS recientemente terminadas y se extrajo para representar una sección transversal de los vecindarios y el trabajo de una sección transversal de inspectores.

Puntos

Se asignan los siguientes puntos para el Indicador 5 sobre la base del informe anual de auditoría del auditor independiente:

  • 5 puntos: Si la respuesta es afirmativa a las dos declaraciones anteriores.

  • 0 puntos: Si la respuesta es negativa a una o a las dos declaraciones anteriores.

Este indicador mide si, después de cada inspección de los HQS de una unidad en virtud del contrato de HAP en la que la unidad no cumple con los HQS, las deficiencias citadas en los HQS que pongan en peligro la vida se corrigen en un plazo de 24 horas, y todas las demás deficiencias citadas en los HQS se corrigen en un plazo de 30 días naturales o en cualquier prórroga aprobada por la PHA. Además, si las deficiencias no se corrigen de manera oportuna, el indicador muestra si la PHA suspende (reduce) los HAP o rescinde el contrato de HAP, o, en el caso de los defectos causados por la familia, toma medidas rápidas y enérgicas para hacer cumplir las obligaciones de la familia. 

Clasificación

El informe anual de auditoría del auditor independiente indica si:

  • La revisión de una muestra de control de calidad de la PHA de expedientes con inspecciones fallidas muestra que, en todos los casos muestreados, la PHA garantiza la corrección de cualquier deficiencia de los HQS que ponga en peligro la vida dentro de las 24 horas siguientes a la inspección; y

  • Para al menos el 98% de los casos muestreados, todas las demás deficiencias de los HQS se corrigieron en un plazo no superior a 30 días naturales o en cualquier prórroga aprobada por la PHA; o

  • Si alguna deficiencia no se corrigió oportunamente, la PHA suspendió (disminuyó) los CAP o tomó medidas rápidas y enérgicas para hacer cumplir las obligaciones de la familia.

Puntos

Se asignan los siguientes puntos para el Indicador 6 sobre la base del informe anual de auditoría del auditor independiente:

  • 10 puntos: Si la respuesta es afirmativa a la declaración anterior.

  • 0 puntos: Si el último informe de auditoría no respalda la declaración anterior.

Este indicador mide si las unidades recién arrendadas aprueban o no la inspección de los HQS antes de la fecha de inicio del contrato de arrendamiento con asistencia y los HAP.
Aunque este indicador se mide por el HUD, la PHA debe tomar una muestra aleatoria para determinar si cumple con el estándar del HUD. La muestra de la PHA debe medir el número de unidades que aprueban los HQS antes de la fecha de entrada en vigor del contrato de arrendamiento con asistencia y de HAP, y determinar si la inspección se informa adecuadamente en el Sistema de Características de Inquilinos Multifamiliares del Centro de Información sobre Vivienda Pública e India (PIC-MTCS).

Clasificación

Este indicador es medido por el HUD y verificado en el sistema PIC-MTCS.

  • Entre el 98 y el 100% de las unidades recién alquiladas han aprobado la inspección de los HQS antes de la fecha de inicio del contrato de arrendamiento con asistencia y del contrato de HAP.

Puntos

Se asignan los siguientes puntos para el Indicador 11 sobre la base de los datos comunicados en el sistema PIC-MTCS:

  • 5 puntos: 98 a 100% de las unidades aprobaron la inspección de los HQS antes de la fecha de entrada en vigor del contrato de arrendamiento y de HAP.

  • 0 puntos; menos del 98% de las unidades aprobaron la inspección de los HQS antes de la fecha de entrada en vigor del contrato de arrendamiento y de HAP.

Este indicador mide si la PHA inspecciona o no cada unidad en virtud del contrato de HAP al menos cada dos años, o en un plazo de 730 días naturales a partir de la fecha inicial de aprobación de la inspección o de la fecha de la última inspección.
Aunque este indicador se mide por el HUD, la PHA debe tomar una muestra aleatoria para determinar si cumple con el estándar del HUD. La muestra de la PHA debe medir el número de unidades que tienen más de dos meses de retraso y determinar si la inspección se notifica correctamente en el sistema PIC-MTCS.

Clasificación

Este indicador es medido por el HUD y verificado en el sistema PIC-MTCS.

  • Menos del 5% de las inspecciones anuales de los HQS de las unidades bajo contrato de HAP tienen más de 2 meses de retraso. 

Puntos

Se asignan los siguientes puntos para el Indicador 12 sobre la base de los datos comunicados en el sistema PIC-MTCS:

  • 10 puntos: Menos del 5% de las inspecciones anuales de los HQS de las unidades bajo contrato de HAP tienen más de 2 meses de retraso.

  • 5 puntos: El 5-10% de todas las inspecciones anuales de los HQS de las unidades bajo contrato de HAP tienen más de 2 meses de retraso.

  • 0 puntos: Más del 10% de todas las inspecciones anuales de los HQS de las unidades bajo contrato de HAP tienen más de 2 meses de retraso.

Revisión del control de calidad

 

La PHA, y/o el personal de control de calidad del contratista, es responsable de revisar una muestra aleatoria de expedientes para determinar si el inspector está alcanzando el número máximo de puntos para los indicadores SEMAP mencionados arriba. Además, son responsables de realizar periódicamente una revisión de expedientes para determinar en qué medida el personal de inspección cumple con los requisitos del programa del HUD, los requisitos del plan administrativo de la PHA y los estándares de flujo de trabajo y procesamiento aprobados por la PHA.